Personnel Files

Policy

学院应按规定建立、保存和保管人事档案 并被认为是学院有效运作的必要条件.

除政策或协议另有规定外，正式人事档案保存 学院人力资源办公室和人力资源管理员， 或其指定人员为档案保管人. All official documents shall reside in the official personnel record.

人事记录应包括所有官方行为的文件 由学院或雇员，以及有关雇员的雇佣关系 以及其他描述员工雇佣关系的正式文件 或履行其职位职能的能力. The personnel records shall 不包括任何与上述无关的文件，如推荐信 或投诉信、培训记录、奖状、笔记、草稿、报告或其他 与正式雇佣诉讼无关的文件，但作为证据附呈的除外 supporting an official personnel document.

人事记录可能包含个人、机密或敏感信息. The 学院将诚实地处理和保存所有人事记录.

管理人员查阅人事记录

主管可以审查向其汇报的员工的人事记录 to an extent supported by business necessity. Access to medical/health records is 限于实施适当的合理安排和所需的信息 只有在法律允许的范围内发布此类信息.

其他担任行政、行政职务的人员或其指定人员 具有专业或分类职务的监察机关，可以对其进行审查 申请有报告的职位的雇员的人事记录 与该行政、行政、专业或机密雇员的关系. 获取信息将限于作出知情决定所需的信息 decision regarding selection for a position. Such persons shall not be granted access 雇员的医疗/健康记录.

Access to Personnel Records by Employees

员工可要求在工作时间内查阅其人事记录 may review all documents included in the record. An employee may also request a copy of any document included in the personnel record. The College may charge a reasonable 除雇员或其雇员要求的第一份副本外，复制任何材料的费用 or her representative. 就本政策而言，雇员包括下列任何人 is currently or formerly employed by the College.

公众、其他机构或学生查阅人事记录

雇员或学院成员以外的人查阅人事记录 管理人员受《澳门威尼斯人在线赌场》的限制，只能对外公开 as allowed by law. 其他政府机构可能存在一些例外情况 services on behalf of the College or employee; examples include the Attorney General’s 办公室，劳动和产业部，以及就业保障部.

对审查人事记录请求的回应

学院的人力资源办公室应在合理的时间内作出回应，或在其他情况下 根据法律规定，对所有审查人事记录的要求.

Purpose

本政策的目的是确立人事记录的规定 将保留哪些文件，包括在人事记录中，谁可以查阅 个人档案信息，以及对隐私的考虑. It is intended that personnel 记录将按照州和联邦法律的要求予以保护，并将予以维护 这被认为是学院有效运作的必要条件.

To Whom Does This Policy Apply

这项政策适用于所有雇员、志愿者和其他参与雇佣的人 relationship with the College. 此政策不适用于学生记录，除非 为同时也是学生的雇员保存的记录，因为它涉及 学生与学院的雇佣关系.

References

RCW 40.14.010公共记录的定义和分类

RCW 42.17披露、竞选资金、游说、记录(“公开披露反应”)

行政命令00-03公共记录隐私保护

WAC 132V-24 Public Record

TCCFT Collective Bargaining Agreement

WFSE Collective Bargaining Agreement

WPEA Collective Bargaining Agreement

Definitions

Personnel Record -学院的官方文件，包含描述所采取行动的文件 由学院和关于雇员的雇佣关系，一个行动 由雇员就其申请或雇佣关系所采取的措施 或其他描述员工雇佣关系的文件 或履行其职位职能的能力. Examples of documents which 留置人事档案包括求职申请、新聘文书、 工资记录，医疗证明，工资变更授权书，分类 或FTE，授权更改支付工资费用的预算; 纪律、绩效评估、休假单、福利选择等记录.

See College Policy - Definitions

Procedure

None